Wymagane dokumenty:

• Dowód osobisty lub paszport do wglądu.
• Pisemny wniosek.
• Oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski lub formularz wielojęzyczny*.

*Nie wymaga tłumaczenia odpis wydany zgodnie z Konwencją nr 16 sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r., dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r., poz. 1735)

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu może złożyć:

• osoba, której dotyczy zagraniczny akt urodzenia/małżeństwa
• rodzice małoletniego dziecka
• osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu
• osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji zagranicznego aktu zgonu

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.

Pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo powinno wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia oraz zwierać datę i podpis mocodawcy.

Urząd Stanu Cywilnego w Dobrzycy, ul. Rynek 14, 63-330 Dobrzyca
Godziny pracy: 7:15 - 15:15, Tel. 62 741 30 13 wew. 32

• umiejscowienie zagranicznego aktu stanu cywilnego i wydanie odpisu zupełnego tego aktu - 50 zł;
• uzupełnienie aktu stanu cywilnego - 39 zł;
• sprostowanie aktu stanu cywilnego - 39 zł;
• pełnomocnictwo do wpisaniu zagranicznego aktu – 17 zł.

Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu

Płatności można dokonać:

• w kasie Urzędu Miejskiego Gminy Dobrzyca, parter;
  
• przelewem na konto Urzędu Miejskiego Gminy Dobrzyca numer rachunku bankowego: 20 8409 0001 0000 0101 2000 0006

Opłatę należy wnieść równocześnie z wnioskiem.

• Art. 104-107 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego
• Ustawa o opłacie skarbowej

Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do właściwego wojewody, w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję.

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego.

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za akt urodzenia/małżeństwa/zgonu, ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ, nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Na wniosek obywatela polskiego, którego dotyczy transkrybowany akt, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosuje pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeśli wnioskodawca posługuje się już aktami stanu cywilnego sporządzonymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa nie wskazuje nazwisk, które małżonkowie noszą po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Oświadczenie w sprawie wyboru nazwisk mogą złożyć wyłącznie małżonkowie, z uwagi na jego osobisty charakter. Każdy z małżonków może złożyć oświadczenie wyłącznie w sprawie swojego nazwiska. W sprawie nazwiska dzieci oświadczenie jest skuteczne tylko wtedy, gdy złożą je oboje małżonkowie i są one zgodne.

Akt urodzenia/małżeństwa/zgonu po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia zgodnie z aktami urodzeń lub aktem małżeństwa rodziców małoletniego dziecka lub zgodnie z aktem urodzenia lub aktem małżeństwa osoby, której dotyczy transkrybowany akt stanu cywilnego lub jej wstępnych (rodziców). Zaniechanie tych czynności spowoduje zmniejszoną moc dowodową transkrybowanego aktu stanu cywilnego.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru Pesel.

Po dokonaniu transkrypcji przez kierownika urzędu stanu cywilnego, wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny aktu stanu cywilnego.